8 steg till lyckade projekt 

Den största farhågan man kan ha innan man ska starta ett projekt är att det kanske går åt skogen. Rädslan är inte helt obefogad, Project Management Institute gjorde 2017 en global undersökning som visade att företag förlorade 97 miljoner dollar, för varje miljard investerad p.g.a misslyckade eller dåligt genomförda projekt. 

Hos oss på Enzure vill vi kunna hjälpa er på rätt väg och identifiera behoven hos just er. Kanske är det bara en liten funktion som saknas, eller behöver ni hjälp för att ta steget upp i molnet? Vi finns tillgängliga att hjälpa till. 

Vi väljer här nedan att hjälpa till med åtta steg att ha med sig för att kunna genomföra ett bra projekt.

1. Identifiera behovet, skapa målbild.  

Skapa en tydlig bild av vad som efterfrågas av användare och vad som är möjligt att göra med tillgängliga program och metoder. Kom också fram till vad det slutgiltiga målet är, så att alla kan jobba mot samma mål, under samma vision, i projektet. 

2. Sälj in förändringen internt. 

Om alla förstår nyttan blir det en lättare förändring. Många gånger stöter man på hinder både under, innan och ibland även efter projekt, i form av negativitet och ovilja att förändra saker i sin arbetsmiljö eller sitt arbetssätt. Detta brukar bottna i att projektet eller behovet inte är förmedlat ordentligt internt. Det kan även finnas rädsla inblandat, kanske är det effektiviseringar i projektet som påverkar att vissa arbetsuppgifter eller platser försvinner, kanske får man mer ansvar. Som projektledare är det svårt att påverka, här äger projektägaren och företaget ansvaret att förmedla budskapet på bästa sätt. En medarbetare som kanske bara tror att sin arbetsplats försvinner kanske behöver mer information. Kanske är det nya spännande uppgifter som väntar, vilket är betydligt roligare än en eventuell uppsägning. 

3. Kriterier för projektet. 

Hur ska ni kunna säga att projektet är klart? Hur ska ni bedöma att det är genomfört, när budgeten är uppnådd? När tidsramen är slut? Kvaliteten på produkten? Oavsett vad projektet är tänkt att genomföra så är det viktigt att ha mätbara mål både från företaget och projektägaren mot projektledaren. KPI’er, Key Performance Indicators, är bra att bestämma innan ni kör igång. 

Page Break 

4. Budget. 

När ni ser ett behov och bestämt er för att förbättra, vad får det då kosta? Hur mycket tid och pengar kan ni lägga på förbättringen? Här finns det många faktorer att tänka på, vissa kanske inte är lika självklara. 

  1. Materialkostnader
  2. Personalkostnader
  3. Resekostnader 
  4. Mjukvarukostnader 

Givetvis skiljer sig detta beroende på vad projektet innebär, kanske är det bara en projektledare som löser allt material eller redan har tillgång till eventuell mjukvara. 

5. Resursallokering. 

Har vi tid i företaget att jobba med det här projektet? Vilka resurser har tid att hjälpa till, har de rätt kompetens? Detta går ganska nära inpå steg 3, men blir mer tydlig när ni börjar få en ordentlig plan på plats. 

6. Riskanalys. 

Identifiera vilka risker, stora som små, som kan dyka upp innan, under och efter projektet, innan det startar. Kan vi jobba på ett nytt sätt? Har vi program eller regelverk som förhindrar förändringen? Har ni t.ex. data som skall flyttas till molnet så är det bra att veta om det finns backup om något skulle gå fel. Är det andra förändringar i företaget i närtid som kan påverka (omorganisationer, uppgraderingar från IT, personalförändringar)? 

7. Kommunikationsvägar. 

Det är viktigt att sätta upp tydliga regelverk, detta görs oftast mellan projektägaren och projektledaren. Hur kommunicerar vi inom företaget, Skype, Outlook, telefonmöten eller något annat verktyg? Vem ansvarar för vad inom företaget och kan svara på vilka frågor. 

8. Projektplan. 

En bra, tydlig och genomarbetad projektplan är oerhört viktig. Här är det viktigt att känna ordentligt förtroende för projektledaren och ställa så mycket frågor som möjligt. Kanske dyker det upp något i projektplanen som ni inte räknat med eller fått ordentligt med information om. Kanske är det något som redan är gjort internt som inte har förmedlats. När planen godkänts så kan projektet komma igång ordentligt. Det är viktigt att kunna se tidsplanen som verklig och lita på processen.

Prenumerera på vår blogg

Läs mer