Automatisera repetitiva uppgifter med hjälp av Microsoft Flow!

Hur mycket tid spenderar ni på repetitiva arbetsuppgifter? En studie från 2017 utförd av DJS Research visar att kontorsarbetare världen över spenderar runt 69 dagar om året med administrativa uppgifter. Detta är något som tjänsten Microsoft Flow på ett enkelt sätt kan hjälpa er med att minska!

Microsoft Flow

Microsoft Flow är en tjänst framtagen för att förenkla vardagen för kontorsarbetare världen över genom att automatisera processer och uppgifter. Slagordet är att du ska arbeta mindre men uträtta mer.

Moderna företag och medarbetare använder flertalet bra och kompetenta appar idag men det är ofta svårt att koppla ihop dem med varandra och vi utför dessutom flertalet uppgifter som är tidskrävande.

Med hjälp av Microsoft Flow kan du förenkla detta. Verktyget hjälper dig koppla ihop olika appar och att uträtta repetitiva uppgifter genom färdiga automatiseringsmallar och de du skapar själv.

Föreställ dig exempelvis att slippa kolla din e-post när du är på tjänsteresan för att du vet att du väntar ett viktigt e-post. Skapa istället ett flöde som kan skicka dig ett SMS om och när person X mailar dig.

Eller föreställ dig attestflöden där du behöver skriva ut eller maila olika beslutsunderlag till din närmsta chef för signering/godkännanden, som i sin behöver få signatur/godkännande av nästa chef för att sedan slutligen underskrifterna/mailet ska landa på ditt bord. Tänk dig att du har ett flöde där du skapar ett ärende där du bifogar underlaget och trycker på spara som automatiskt skickar ett mail för godkännanden hos din chef, denne klickar ja eller nej i ett e-post och får möjligheten att kommentera attesten. Om din chef godkänner går det vidare i flödet automatiskt till nästa chef där processen upprepas och när samtliga berörda har godkänt får du då automatiskt ett mail som bekräftar detta. Tänk också att varje steg dokumenteras automatiskt i formuläret på Sharepoint så att du kan följa attesten och att ni senare slipper leta efter gamla e-post eller utskrifter om ni behöver gå tillbaka i historiken.

En vanligt förekommande uppgift är att föra över data från e-post till exempelvis excel eller Sharepoint. Istället för att kopiera x rader data ur mail för att sedan behöva klistra in lika många gånger i Excel eller Sharepoint för att sedan behöva maila detta vidare till berörd person kan du låta Flow göra jobbet åt dig medan du fokuserar på dina primära uppgifter istället.

Bäst av allt är att Microsoft Flow är väldigt användarvänligt vilket innebär att många uppgifter kan automatiseras av vanliga användare. Det finns som tidigare nämnts flertalet färdiga mallar som kan underlätta din vardag med en gång. Se nedan för några exempel mallar som redan finns idag:

Spara e-postbilagor från Office 365 i OneDrive för företag

Denna mall sparar automatiskt bilagor från din mail till OneDrive. Du behöver inte längre öppna bilagorna och spara dem.

Synkronisering av Office 365-kalendern till Google Calender

Denna mall hjälper dig spara kalenderhändelser från din Office 365-kalender till Google calender om du exempelvis använder Outlook i arbetet men har en gmail privat. Du kan även synkronisera tvärtom, från Google till Office 365

Extrahera data från ett nytt e-postmeddelande och skapa ett nytt objekt i SharePoint

Denna mall tillsammans med Parserr hjälper dig att dig extrahera information från alla e-post med bifogade Excel/CSV-filer och använda de extraherade data för att skapa ett nytt objekt i SharePoint.

Detta flöde kan du även bygga vidare på för att skapa en e-post notifikation eller likt som i attestflödet skapa ett flöde för exempelvis ett serviceärende.

Spara formulärsvar i SharePoint

Denna mall hjälper dig att föra över svar som du erhållit via Microsoft Forms till SharePoint.

Spara tweets som innehåller en viss hashtag i en SharePoint-lista

Denna mall kan du använda för att spåra twitter inlägg som nämner ditt företag och spara dem i en lista i Sharepoint.

Microsoft Flow finns tillgänglig med tre olika planer, varav en av dem är gratis och ingår i Office 365.
Med hjälp av Microsoft Flow kan du koppla ihop Office 365 med en mängd olika appar och tjänster så som Twitter, MailChimp, Google Suite, Parserr med flera.

Vilka repetitiva uppgifter vill du automatisera? Kontakta oss idag för dialog om hur ni kan bli effektivare.

Prenumerera på vår blogg

Läs mer