G Suite vs O365

Många företag som är nystartade eller som har funnits ett tag hamnar ofta inför beslutet om hur de ska samarbeta. Vilken mailapplikation ska användas? Vilket lagringsverktyg ska användas? Vilket kommunikationsverktyg ska användas? Frågorna är många och de flesta  företag brukar oftast landa i valet mellan två produktivitetsverktyg, Office 365 eller G Suite.

Men vad är egentligen G Suite och Office 365?

Office 365 och G Suite är en uppsättning produktivitetsverktyg som låter dig utföra vanliga affärsuppgifter ”i molnet”. Office 365 ger också ett omfattande utbud av stationära applikationer – program som du installerar på din dator istället för att använda programmen i webbläsaren.

Både i Office 365 och G Suite kan du skapa dokument, kalkylblad, presentationer och samarbeta med kollegor samtidigt som verktygen erbjuder videokonferensfunktionalitet och molnlagring.

G Suite

G Suite består av en rad olika applikationer. De vanligaste är presentationsverktyget, kalkylark, dokumenthanterare och lagringsplattformen Drive. G Suite erbjuder också integration av program från tredje part som kan hämtas i Googles webbutik. Förut hette det inte G Suite utan istället Google Apps, vilket många fortfarande kallar verktyget. Det finns ingen nedladdningsbar programvara och du kan endast komma åt G Suite via din webbläsare. G Suites appar har inte lika många funktioner som de appar som följer med i Microsoft Office, men vissa föredrar enkelheten med G Suite och säger att G Suites appar känns mindre ”stökiga”.

Office 365

Microsoft Office 365 är utrustad med en rad kända verktyg. Dessa inkluderar Word, Excel, PowerPoint, e-postklienten Outlook, Skype, Microsoft Teams och lagringsplattformarna OneDrive och SharePoint. Många uppskattar det mer funktionella Office 365. Det är kraftfullt och kan hantera stora mängder data och komplexa funktioner på ett sätt som G Suite inte klarar. Microsoft släpper snabbt nya uppdateringar som fungerar bra offline och har också mer utvecklade mobilappar. Trots att Office 365 är en Microsoft-produkt behöver du inte Windows för att få en bra Office-upplevelse.

Webbapplikationer i Office 365 och G Suite

  Office 365 G Suite
Dokument Word Google Docs
Kalkylark Excel Google Sheets
Presentation PowerPoint Google Slides
Mail Outlook Online Gmail
Anteckningsverktyg OneNote Online Google Keep
Lagringsverktyg SharePoint Google Sites
Lagringsverktyg OneDrive Google Drive
Kommunikation Skype for Web Google Hangouts
Kommunikation Microsoft Teams Google Hangouts (ungefär)
Automatisering Flow, PowerApps Google Appmaker
Videotjänst Stream
Socialt Nätverk Yammer

Alla applikationer i listan körs i webbläsaren, men G Suite-enheterna fungerar i allmänhet bäst när Google Chrome används som webbläsare.

Det finns ett par appar som ingår i Office 365 och som inte har någon motsvarighet i G Suite: Stream och Yammer.

Stream är en videotjänst som gör det möjligt för personer i din organisation att ladda upp, visa och dela videor på ett säkert sätt (till exempel inspelningar av klasser, möten, presentationer, träningssessioner eller andra videoklipp som hjälper ert samarbete).

Yammer gör att ni kan skapa ett slags socialt nätverk för ert företag – som kan vara som ett intranät men mycket mer social i naturen. (Google+ uppfyllde tidigare en liknande funktion – men den produkten är historia nu).

Anledningar till att välja Office 365 över G Suite

  • De flesta Office 365-planerna levereras med skrivbordsversioner av Microsoft Office-applikationerna, vilket gör produkten till ett bättre val för alla organisationer med kunder som förväntar sig att kunna skicka, ta emot och redigera MS Office-filer utan svårigheter
  • Office 365-apparna är generellt mer funktionsrika än G Suites motsvarigheter
  • Kvoterna för lagring och e-postlagring på Office 365 är ofta mycket mer generös än de som tillhandahålls av G Suite
  • Outlook ger dig ett enkelt sätt att sortera och gruppera mail – Gmail ger dig inte samma möjlighet
  • Du kan ha fler deltagare i ett Skype-samtal än i ett Google Meet, 250 vs 100 deltagare (vissa O365 licenser kan ha upp till 10,000 deltagare i ett samtal)
  • Fler avancerade telefonhanteringsalternativ
  • Mer avancerad funktionalitet när det gäller virusskydd och rättighetshantering
  • O365 kan ge en mer naturlig passform för företag som uteslutande är Windows-baserade (fler appar finns tillgängliga på den Windows-baserade versionen tillsammans med prestandaövervakningsverktyg)

Anledningar till att välja G Suite över Office 365

  • I G Suite kan du skapa både G Suite och MS Office-dokument. Med Office 365 kan du bara skapa den senare (dock endast enkla dokument då det kan vara svårt att behålla formateringen när du arbetar med MS-dokument i G Suite)
  • Fillagring: Google Business planen är mer värdefull när det gäller obegränsat antal lagringsutrymmen (så länge ni köper 5+ G Suite-konton, är ni mindre än 5 personer försämras villkoren en del. Exempelvis får ni inte obegränsad lagring utan istället 30GB och så blir ni av med viktiga säkerhetsfunktioner)
  • Det är skalbart – det finns inga gränser för antalet användare oavsett vilken typ av licens/plan du använder
  • G Suite byggdes som en samarbetsfokuserad lösning från grunden, medan O365 gjordes om till en lösning att kunna samarbeta i trots att verktygen inte var gjorda för det från början.
  • eDiscovery, webbplatsbyggnadsverktyg, e-postarkivering och legal holds på inkorgar (bland andra avancerade funktioner) är tillgängliga till en lägre kostnad med G Suite
  • Google Apps-gränssnitt är rena och så länge en bra internetanslutning används, laddas de snabbt (förvisso snabbare än Microsoft Office motsvarigheter)
  • Det är en bra lösning för företag där flera enheter  och operativsystem används
  • Googles App Maker-produkt kan hjälpa till att automatisera affärsprocesser utan att det krävs en stor investering i utveckling
  • Att allt är molnbaserat kan uppmuntra användare till att använda molnet mer, med alla samarbetsrelaterade fördelar som detta medför
  • Googles Drive Stream fungerar med fler Windows och Mac-operativsystem än Microsofts motsvarande One Drive Files on Demand-produkt

 

Skillnaderna mellan O365 och G Suite

Lagring – OneDrive vs Drive
Molnlagring är en stor anledning till att många företag flyttar till molnet. Det hjälper till att sänka kostnader och förenkla fil- och dokumentdelningen.
OneDrive: 1 TB per användare
Google Drive: Obegränsat

Produktivitetsapplikationer – Microsoft vs Google
Med Office 365 kan du installera Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access (PC) och Outlook på din dator och jobba offline.

Office 365 har en funktionalitet som är mer utökad än G Suites som är mer bas.
Word är funktionsrikt och erbjuder mycket som Google Docs inte gör, men dessa funktioner kan vara överflödiga för personer som inte använder dem. Docs är enklare och mindre komplex än Word, men i Word kan du exempelvis designa dokument vilket betyder att om dina kunder och partners använder word är det smart att använda det också för att vara säker på att allt fungerar ihop och behåller samma utseende hela vägen.

Excel är gjort för att kunna utföra komplexa beräkningar, hantera stora mängder data och har goda import- och exportmöjligheter. Google Sheets kan inte hantera lika stora mängder data som Excel, men har ändå bra funktionalitet förutsatt att endast enklare uppgifter utförs.

PowerPoint är bättre än Google Slides om du vill skapa effektfulla animationer.

Google Keep är användbar för snabba anteckningar men OneNotes struktur är bättre. OneNote ersätter behovet att ha anteckningsböcker.

Googles produktivitetsapplikationer har ett mindre stökigt gränssnitt för att det har mindre funktioner, men det kan också vara enklare att lära sig pga det. Dock är ett argument för Office att folk är mer vana med det och kan därför köra igång snabbare.

E-post – Outlook vs Gmail
Outlook:
50 GB postlåda, kommer som både webb- och skrivbordsapplikation. Har funktionen ”Quick Steps” som förenklar hanterandet av återkommande och upprepande uppgifter. Quick Steps kan se till att du med ett klick kan göra återkommande uppgifter som exempelvis att frekvent flytta meddelanden till en specifik mapp.
Gmail: Enkel, funktionell och en riktigt bra sökfunktionalitet. Obegränsad postlåda. Kan vara frustrerande då man inte kan jobba med mappstruktur på samma sätt som i Outlook.

Båda applikationerna kan tillhandahålla kalendrar som kan delas med andra, ett register över möten, schemalägga möten och boka mötesrum.

Samarbete – Teams vs Hangouts
Teams:
chattbaserad arbetsyta som låter dig skapa gruppchattar, skicka privata meddelanden och filer. Tätt integrerat med SharePoint vilket underlättar vid grupprojekt och det dagliga samarbetet.
Hangouts: Erbjuder ungefär samma sak men saknar vissa funktioner som exempelvis att skicka filer.

Så vilket är lättare att använda, G Suite eller Office 365? Vilken produkt kommer med den brantare inlärningskurvan? Tyvärr är det rättvisaste svaret: det beror på.

På grund av alliansen av Microsoft Office-appar finns det en stor chans att folk som väljer Office 365 sannolikt redan kommer att känna till hur Microsoft-applikationer fungerar och att de är bättre rustade för att köra med dem.

Google Docs har ett mycket rent användargränssnitt och samarbetsverktygen är lätta att använda. Du kan också argumentera för att de enklare, mer avskalade produktivitetsverktyg som buntas med G Suite genererar en mindre brant inlärningskurva för användare som är nya för online-samarbete. När det gäller användargränssnitt känns Google Apps mindre roliga än de som medföljer Microsoft Office, helt enkelt för att de inte är så funktionella.

Med tanke på att G Suite huvudsakligen är utformad för att köras i en webbläsare, är en vanlig fråga som uppstår ifall man kan arbeta offline. Svaret är ja, men på en stationär dator måste man ha 1) installerat Google Chrome webbläsaren och 2) aktivera filsynkronisering. Detta gör att du kan komma åt och redigera Google-dokument, -ark, -bilder offline. Alla ändringar du gör på dem kommer att synkroniseras till molnet när du återansluter till internet.

När det gäller Gmail kan du använda det offline så länge du använder Chrome och har aktiverat offline-post. (Se till att du laddat ner all din mail innan du går offline). Därefter kommer dina mail skickas från en ny utkorg-mapp så fort du går tillbaka online.

Du kan också arbeta offline med Googles mobilappar – men du måste låta G Suite veta att du vill att en viss fil ska vara tillgänglig offline först genom att markera ett alternativ som hämtar det till din mobila enhet.

Med Office 365 är det bästa sättet att arbeta offline på en r i de vanliga skrivbordsprogrammen i kombination med desktopversionen av OneDrive. OneDrive synkroniserar filer kontinuerligt men se till att allt har blivit synkroniserat innan du går offline – du kan sedan arbeta på vilken fil som helst i Word, Excel etc. och när du återansluter till internet kommer alla ändringar som du har gjort synkroniseras upp till molnet. De mobila apparna i O365 fungerar också offline, men som med Googles mobilappar måste du ladda ner enskilda filer till din mobila enhet först.

I slutändan är båda produkterna ganska lätta att använda.

Värt att tänka på innan ni väljer verktyg

När du har ansvar för att hjälpa företaget att bli bättre, är det också ditt ansvar att välja rätt verktyg för samarbete. Men ett verktyg är bara lika bra som den som använder det. Därför är det viktigt att lära känna dessa verktyg och hur de bäst används.

Det är inte bara funktionerna som är viktiga, utan också hur enkelt det är att få alla på företaget att använda lösningen. Om du inte tränar dina kollegor eller tar tiden att lära dig själv dessa verktyg, så kan du inte förvänta dig att något av dessa verktyg kommer att förbättra er produktivitet och ert samarbete. Det är i det här läget en bra samarbetspartner gör stor skillnad.

Både Microsoft och Google har ett globalt partnernätverk som kan hjälpa er med konsultation, migrering, support, utbildning, utveckling, säkerhet och mycket mer. Microsofts partnernätverk är mer mogen och betydligt större än Googles G Suite Partner Program.
Microsoft Partner Network (MPN) lanserades 1992 och programmet består av ungefär 640 000 partners.
G Suite Partner Program lanserades 2014 och har lite mer än 10 000 partners.

Fördelen med att jobba med en partner är att du får tillgång till specialister som hjälper dig att strategiskt se över dina IT-behov och sätta upp en plan, så att du kan få mer gjort, förbättra samarbete och sänka kostnader.

Priser
Office 365 och G Suite har motsvarande prismodeller, priset baseras på antal användare och licens. Generellt sett finns det inte en nämnvärd prisskillnad.

Vad hade vi valt?

För oss på Enzure är det självklara valet Office 365, inte bara för att vi är en Microsoft Partner utan också för att:

  • Med G Suite får man inga skrivbordsapplikationer
  • Båda plattformarna har ungefär samma pris, Google är marginellt billigare men kommer med mycket mindre funktioner
  • Till skillnad mot G Suite är säkerhet och efterlevnad inbakad i varenda produkt. Du behöver aldrig fundera på vilka applikationer som klarar av höga myndighetskrav. (för mer information, gå till Office 365 Trust Center
  • G Suite saknar en motsvarighet till Yammer

G Suite är dock det bättre valet när det gäller lagring eftersom det är obegränsat (åtminstone enligt de flesta licenser). Men eftersom du får 1 TB lagring i de flesta Microsoft Office licenserna så är det ingen större avgörande skillnad.

Kontakta oss idag för hjälp med vilket verktyg som passar er verksamhet bäst.

Prenumerera på vår blogg

Läs mer