Inköp av IT-produkter ”på stan” 

När det kommer till inköp av IT-produkter arbetar företag väldigt olika. Det är inte ovanligt att det finns en ansvarig för inköp av lite dyrare produkter så som datorer, skärmar, skrivare, mobiltelefoner med mera. Det är inte heller ovanligt att användarna får handla tillbehören själv. Att köpa in hörlurar, kablar och diverse tillbehör ”på stan” kan ses som en smidig och effektiv lösning men vad kostar det egentligen?

För att undersöka detta gjorde vi ett verkligt test när vi behövde köpa in något så enkelt som en displayportskabel som hade mini-display i andra änden. Då vi ville vara effektiva vid köpet åkte vi till Globen shopping för att inhandla kabeln i samband med lunchen (obetald arbetstid). Efter att vi hade avnjutit vår lunch hade vi 20 minuter kvar av lunchen vilket tordes vara tillräckligt för att gå till butik X och inhandla kabeln. Dessvärre hade inte de denna kabel. Ingen fara tänkte vi, butik Y finns strax utanför gallerian vilket fanns på några minuters promenadavstånd. Väl inne i butiken kollade vi igenom hyllorna men kunde inte hitta kabeln. Vi vände oss då till personalen för att få informationen att de inte hade just denna kabel. Ok, det var inte så enkelt som vi hade tänkt oss och väl tillbaka i bilen på parkeringen konstaterade vi att lunchen nu var slut men att vi måste få tag på kabeln.

Dags att vara effektiva för nu börjar det ticka på arbetstiden! Vi googlade då på kabeln och hittade en butik i Farsta Galleria som hade kabeln på lager, YES (detta borde vi börjat med). 15 minuter senare har vi parkerat i Farsta och några minuter senare står vi på kö för att få handla kabeln. Ytterligare minuter har gått men nu har vi faktiskt äntligen köpt vår kabel för 160 SEK exklusive moms.

Nu sitter vi på kontoret ca 50-60 minuter senare med kabeln i handen. Det var inte så farligt! Tyvärr är vi inte klara ännu för jag måste även göra ett utlägg för kabeln enligt konstens alla regler. Vi har en ganska smidig lösning för detta vilket innebär att jag tar foto på kvittot och registrerar kvittot på ca 3 minuter. Detta förfarande kan såklart variera i tidsåtkomst beroende på era utläggsrutiner. Nu har jag alltså köpt min mini-displayport till displayport-kabel!

Kostnaden

Denna kabel kostade mig denna gång 160 SEK ex.moms samt ca 60 minuter i form av förlorad arbetstid, vilket såklart kostar olika beroende på medarbetarens lön men låt oss räkna baserat på SCB’s medellön i Sverige år 2017. Medellönen var enligt SCB 33700 per månad år 2017.  Med arbetsgivaravgifter, försäkringar med mera ger detta oss en ungefärlig månadskostnad om ca 47600 och så delar vi det på 175 timmar för att få fram ungefärlig timkostnad. Denna kabel kostade då 160 SEK ex.moms samt ca 272 SEK i förlorad arbetstid. Kabeln kostade oss med andra ord ungefär 432 SEK utan att räkna med eventuella bränslekostnader, hantering hos löneavdelningen för utbetalning av utlägget med mera.

Om ni gör flera inköp på detta sätt drar kostnaderna iväg, speciellt de ”osynliga” i form av förlorad arbetstid.

Åtgärder

Det finns flera åtgärder att vidta för att tackla denna typ av onödiga kostnader som vi gärna tar dialog om. Vi rekommenderar bland annat att ni:

  • Utför inköp av produkter i god tid vid nyanställning
  • Identifierar ert standard sortiment av tillbehör så som tangentbord, möss, hörlurar
  • Skaffa ett litet lager av vanligt förekommande och akuta tillbehör (eller se till att ni kan få snabb leverans av dessa)
  • Handla produkterna på faktura via eshop för snabbare hantering

Kontakta oss gärna för dialog om hur vi kan hjälpa er att bli effektivare med era IT-relaterade inköp. Du kan även ansöka om ett konto för att handla i vår eshop här

Prenumerera på vår blogg

Läs mer