Så bidrar Office 365 till ökad produktivitet

Office 365 är i grunden en helhetslösning som skapades för att öka produktiviteten, exempelvis genom att erbjuda att du kan arbeta oavsett vart du är, kunna kommunicera med vem som helst, kunna lagra det du och dina kollegor behöver i molnet för att komma åt det på vilken enhet ni vill och komma åt mail, kalender etc, oavsett vilken enhet du använder. Men för att få ut så mycket som möjligt utav Office gäller det att ni först tar reda på vilka befintliga verktyg som används och vilka verktyg som kommer att öka er produktivitet och sedan bara använder de verktygen ni kommit överens om i Office 365. För hur ofta skickas dokument, filer och bilder runt på er arbetsplats och inom företaget på grund utav olika arbetssätt? Hur många uppgifter som ni sitter med idag kan automatiseras?

Det finns lika många lösningar som problem i dagens IT. Många företag har problem med det som idag kallas ”Shadow-IT”, det vill säga att medarbetarna använder olika typer av IT-lösningar i sin vardag. När det kommer till lagring av dokument är exempelvis olika molnlagringstjänster som OneDrive, Google Drive och DropBox vanligt förekommande. På grund av detta tar det onödigt mycket tid att skicka dokument som ni jobbar med fram och tillbaka mellan varandra – vilket inte är så produktivt. För det här problemet skapades tre lösningar som ingår i Office 365: OneDrive, SharePoint och Teams.

OneDrive är ett lagringsverktyg där du förvarar exempelvis dokument och filer privat i molnet. Du kan dessutom välja att dela mappar och dokument med andra genom att bjuda in dem. Om du exempelvis har en PowerPoint som du vill att en kollega ska granska, kan du enkelt ge åtkomst genom att bjuda in och dessutom bestämma om han eller hon endast ska kunna läsa eller också kunna redigera. Då kan ni båda jobba samtidigt i presentationen och se vad den andra skriver/uppdaterar i realtid utan att behöva skicka olika versioner av presentationen fram och tillbaka.

SharePoint är också ett lagringsverktyg men istället för flera personer, alltså inte privat för just dig. Ni kan använda SharePoint till att dela filer och dokument för alla som jobbar i företaget som exempelvis policys, ni kan även ha en annan gemensam yta för de som jobbar med ekonomi och en tredje för en mindre grupp som jobbar med en specifik kund eller projekt. Precis som i OneDrive kan ni i SharePoint också jobba samtidigt i exempelvis word-dokument, excel-filer och powerpoint-presentationer. SharePoint kan dessutom användas som ett intranät, för exempelvis nyhetsuppdateringar eller förvaring av personalhandboken.

Teams är en helhetslösning. Tänk dig att du och tre kollegor ska starta ett projekt. Alla filer som behövs till projektet kan läggas in i det team ni skapar för projektet och där kan ni också skapa uppgifter med Planner-verktyget för att komma ihåg deadlines eller skapa en checklista för saker som måste inhandlas. Ni kan skapa ett Flow så att alla får ett mail när någon ändrar i ett specifikt word-dokument eller använda Forms för att skapa en omröstning i teamet, exempelvis på vad ni ska äta till lunch. Om någon är sjuk eller jobbar hemifrån kan ni klicka på ikonen som heter snabbmöte, för att ha ett röst- eller videosamtal som fungerar utmärkt på både datorer och mobila enheter. Teams har många bra funktioner, som till exempel att du kan bjuda in externa parter till ett teams-möte, du kan ha ett dial-in nummer för andra mötesdeltagare att ringa till på deras telefoner och du kan dessutom både ringa vanliga samtal och ta emot samtal på Teams. Teams har också väldigt många integrationer, inte bara med andra Office verktyg utan också med exempelvis Twitter, Slack, GitHub och många fler.

Automatiserande utav uppgifter

Det är inte bara olika arbetssätt som hindrar produktiviteten hos många företag, utan också repetitiva uppgifter. Uppgifter som kan automatiseras men där ni inte riktigt har koll på hur ni ska automatisera dessa. För den typen av problem skapades exempelvis Flow som verkligen bidrar till ett mer produktivt arbetssätt. Flow är en koppling mellan dina favoritkanaler och dina verktyg. Du kan exempelvis lägga in så att varje gång någon skickar ett mejl med ordet möte får du en push-notifikation i mobilen, eller att du sparar alla e-postbilagor du får från Outlook direkt i din OneDrive. Det går också att koppla så att när du skapar en ny uppgift i Planner kommer den in som kalenderbokning direkt, eller att mail du flaggar dyker upp som uppgifter i Planner. Möjligheterna är många, och du kan själv skapa dina egna flöden för att automatisera uppgifter som idag tar en onödigt stor del av din arbetstid.

Förenkla din vardag

Vissa företag behöver effektivisera sin kommunikation, fast där kanske det inte räcker med mail eller chatt. StaffHub är ett verktyg som skapades för företag där de anställda jobbar i pass. Det är enklare än någonsin att skapa, hålla reda på och ändra arbetsscheman. De anställda kan skicka förfrågan om att byta pass med sina kollegor, de kan skicka ledighetsförfrågan direkt till ansvarig och kommunicera, både med individuella kollegor och hela team. Den 1a oktober kommer StaffHub att byggas in i Teams istället för att vara ett individuellt verktyg, för att underlätta ännu mer för ansvarig och för att samla allt på ett ställe.

Skräddarsy ditt Office

Även om Office har många verktyg med bra funktioner som är gjorda för att hjälpa företaget framåt, så finns det tillräckligt många verktyg för att göra dig förvirrad. Vad passar egentligen ert företag bäst och hur kan ni bli mer produktiva? Hör av er till oss för dialog om vilka verktyg som är viktigast för ert företag och vilken licens som passar er allra bäst, så kan vi ge er en skräddarsydd lösning. Vi kan dessutom erbjuda er utbildningar inom Office för att ni verkligen ska komma igång.

Prenumerera på vår blogg

Läs mer