Vanligt förekommande misstag visma användare gör

Jobbar ni i ett bokföringsprogram som är lokalt installerat på en dator? Eller har ni kanske ett bokföringsprogram som ligger på en fysisk server?

Bokföringsprogram är något som nästan alla företag har i dagsläget. Det finns många olika typer av bokföringsprogram och olika sätt att komma åt dessa.  Om ni sitter med ett program som är lokalt installerat på er dator eller på en server som inte backas upp kan det utgöra en risk för ert företags bokföring.

3 viktiga frågor du som ansvarig för ert Visma behöver fundera på

Har ni backuper av ert data?
Om en dator skulle bli stulen, gå sönder, lägga av eller få virus är det viktigt att ni har sparat det jobb ni har gjort och att ni har sparat det på ett säkert ställe. Det kan vara så att andra faktorer som exempelvis en brand eller en så kallad strömspik sker, vilket är väldigt svårt att förutse eller skydda sig mot, och då rekommenderar vi att ni kontinuerligt tar backuper på det jobb ni gör. Vi rekommenderar också att dessa backuper lagras på ett annat ställe än på själva datorn eller i närheten av datorn eftersom risken är att allt går förlorat vid en brand. Samma sak om ni har en fysisk server eftersom den också riskerar att förstöras i en brand, vid en strömspik eller om den självmant lägger av. Om backuper inte tas kontinuerligt riskerar ni att förlora all sparad data om bokföring, löner, personal och fakturor.

Har bokföringsprogrammet uppdaterats till den senaste versionen?
Att ha en lokal installation kräver också att ni har koll på när nya versioner av visma släpps så att ni alltid följer lagar & regler samt inte får ut felaktiga data eller rapporter på grund utav att programmet inte uppdaterats på ett tag. Även uppdatering utav operativsystemet på server eller dator där programmet är installerat är viktigt. Ett operativsystem som inte är uppdaterat medför en säkerhetsrisk då kända säkerhetshål inte åtgärdats. Dessa säkerhetshål kan utnyttjas för intrång och åtkomst till er data.

Har ni köpt serverplats för ert bokföringssystem av ett hostingföretag?
Många gånger köps en tjänst utan att ni som kund vet vad som faktiskt ingår. Det kan vara skönt att själv slippa tänka på driften av bokföringsprogrammet och att ha någon annan som hjälper till med det, men det finns ingen garanti för att ett hostingföretag inte drabbas av exempelvis intrång, ransomware eller serverproblem. Det är också viktigt att ni är överens om hur ofta backupen görs, hur mycket data har ni “råd” att förlora? Därtill är uppdateringar av operativsystem och affärssystem lika viktigt här som på en egen dator eller server och detta är något som behöver göras så ofta som det går. Vi rekommenderar att ni ser över de tjänster som utförs på er server och vad ni betalar för dem. Stämmer kostnaden överens med ert behov?

Den risken man tar om man har ett lokalt installerat program, inte tar backuper eller inte uppdaterar programmet kan ha stora konsekvenser. Ni bör ställa er frågan hur viktig er data är för er. Många företag använder bokföringsprogram i sitt arbete mot kund och då är det extra viktigt att inget arbete går förlorat om något skulle hända datorn eller servern.

Kontakta oss för mer information om hur du kan jobba smartare och säkrare med ditt visma.

Prenumerera på vår blogg

Läs mer